09.03.2022 08:46
Analytiikan merkitys yrityksen arjessa
Tiedolla johtaminen on yksi yrityksen kilpailukyvyn säilyttämisen elinehdoista nopeasti muokkautuvissa toimintaympäristöissä. Dataa onkin tarjolla valtavat määrät ja katse tulisi kääntää entistä enemmän siihen, kuinka analysoida sitä. Analytiikka auttaa keskittymään oikeisiin asioihin valtavien datamassojen keskellä. Se auttaa ymmärtämään, mitä tulisi muuttaa, jotta toimintaa voitaisiin tehostaa ja tavoitteet saavuttaa.
Dataan liittyy myös keskeisesti paljon puhuttavat tietoturvakysymykset. Nopeasti muuttuva toimintaympäristö aiheuttaa sen, että kokeneimpienkin konkarien on vaikea pysyä kärryillä aiheen tiimoilta. Aikoinaan puhuimme paljon integraatioista ja tiedon siirtämisestä. Nykyään on hyvä huomioida, että modernit järjestelmät mahdollistavat aineistojen siirtämisen avoimia rajapintoja hyödyntäen. Se mahdollistaa tiedon monipuolisen hyödyntämisen ja datan yhdistelyn useammista tietolähteistä.
Tärkeitä asioita huomioda analytiikan osalta
Ennen laajempiin analytiikkaprojekteihin lähtemistä on tärkeää pysähtyä miettimään, mitä asioita datasta halutaan seurata ja millaisia yhdistäviä tekijöitä eri tietolähteiden välillä on. Tämä toimenpide parantaa merkittävästi seurannan laatua. Raportoinnin onnistumisen lisäksi se on olennaista myös tietoturvan ja operatiivisen toiminnan kannalta.
Aiemmin transaktioita tallennettiin on-prem servereille, jotka olivat toimitiloihin sidottuja. Niiden kapasiteetti oli rajallinen ja ongelmatilanteiden sattuessa dataan oli vaikea päästä käsiksi. Nykyään pilvipalvelmet ja tietovarastot mahdollistavat tiedon tehokkaan varastoinnin ja yhdistelyn. Ne parantavat myös tietoturvallisuutta, sillä tietokantaan pääsy on tarkoin rajattua ja mahdollista vain tietyille IP-osoitteille. Nämä ovat kuitenkin monimutkaisia kokonaisuuksia ja usein asinatuntijan mukaan ottaminen auttaa hillitsemään projektien kustannuksia ja niihin kuluvaa aikaa.
Analytiikan monet mahdollisuudet
Hallitusraportointi
Moni yritys on tottunut rakentamaan hallitusraportit manuaalisesti Excelissä. Tämä vie paljon työaikaa ja pitää sisällään manuaalisesta työstä aiheutuvan inhimillisen riskin. BI-työkalut puolestaan tarjoavat mahdollisuuden saada yksilöllisiin tarpeisiin kustomoidut hallitusraportit, taseet ja tuloslaskelmat automatisoidusti visuaalisina dasboardeina. Ne päivittyvät reaaliajassa, jolloin pääset tekemään kriittiset päätökset aina tuoreimman datan valossa. BI-raportointi taipuu myös ketterästi konserniraportoinnin tarpeisiin.
Projektien tuottavuuden ja edistymisen seuranta
Moni yritys hyödyntää BI/analytiikkatyökaluja saadakseen tarkempaa ja ajantasaista dataa projektien johtamisen tueksi. Esimerkiksi asiantuntijapalveluja tarjoavat yritykset tarvitsevan usein projektijohtamisen tueksi dataa kirjanpitojärjestelmistä, CRM:stä ja tuntikirjausjärjestelmistä kuten Nepton tai Jira.
BI-työkalujen avulla näiden kaikkien järjestelmien data pystytään valjastamaan järkevästi yhdelle dashboardille ja seuraamaan tehokkaasti esimerkiksi työn edistymistä, työhön todellisuudessa käytettyjä työtunteja vs ennusteita sekä mahdollisia materiaalikuluja. BI-työkalujen avulla löydät nopeasti projektien pullonkaulat ja tunnistat yrityksellesi taloudellisesti kannattavimmat projektit. Näiden esimerkkien lisäksi raporteille voidaan rakentaa myös lukuisia muita mittareita yritysten yksilöllisiin tarpeisiin.
Asiakkuuksien hallinta
Lähes jokainen CRM-järjestelmä tuottaa jonkilaista perusanalytiikkaa, mutta se harvemmin riittää vastaamaan yritysten yksilöllisiin raportinnin tarpeisiin. Moni yritys kaipaakin asiakkuuksienhallinan tueksi mittareita, joissa hyödynnetään dataa CRM-järjestelmästä sekä muista järjestelmistä. BI-työkalut mahdollistavat CRM-datan yhdistämisen helposti esimerkiksi reskontraan sekä talous, -tuotanto- ja markkinointidataan.
Analytiikan mahdollisuudet ovat monet ja hyödyt liiketoiminnalle merkittäviä. Sen käyttöönoton ei myöskään tarvitse tänä päivänä tarkottaa oman datatiimin palkkaamista ja kuukausien käyttöönottoprojekteja. Parhaillaan laadukasta BI-analytiikkaa on mahdollista ottaa käyttöön jopa kolmella klikkauksella eri järjestelmien storeista.
Kirjoittanut:
Niklas Söderström, Analytics Onboarding Specialist, Greenstep Oy / BI Book
niklas.soderstrom@greenstep.fi