Tietosuoja

Kauppakamarin toiminta perustuu kauppakamarilakiin ja kauppakamari käsittelee henkilötietoja kauppakamarilaissa säädettyjen tehtävien hoitamiseksi, ja jäsenyyteen tai asiakassuhteeseen liittyvien palvelujen, kuten koulutus- ja viestintäpalvelujen sekä tapahtumien tarjoamiseksi.

Tietosuojaselosteessa kuvataan tapoja, joilla Keski-Suomen kauppakamari käsittelee henkilötietoja. Selosteessa kerrotaan, miten keräämme, käytämme, luovutamme, siirrämme ja säilytämme asiakkaidemme tietoja.

EU:N TIETOSUOJA-ASETUKSEN MUKAINEN TIETOSUOJASELOSTE

Rekisterinpitäjä
Keski-Suomen kauppakamari, y-tunnus (0208215-0) jäljempänä ”rekisterinpitäjä”
Lutakonaukio 7, 40100 JYVÄSKYLÄ
puh. 010 322 2380, info(at)kskauppakamari.fi

Yhteyshenkilö
Pirjo Melasalmi
Lutakonaukio 7, 40100 JYVÄSKYLÄ
puh. 010 322 2380, info(at)kskauppakamari.fi

Rekisterin nimi
Jäsen-, asiakas- ja markkinointirekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja EU:n tietosuoja-asetuksen 6 artiklan mukainen oikeusperuste
Keski-Suomen kauppakamarin jäsen-, asiakas- ja markkinointirekisteri muodostuu Keski-Suomen kauppakamarin jäsenyritysten yhteyshenkilöistä, asiakkaista, potentiaalisista asiakkaista sekä sidosryhmistä.

Jäsenellä tarkoitetaan tässä Keski-Suomen kauppakamarin jäsenyritysten tai yhteisöjen yhteyshenkilöitä.
Asiakkaalla tarkoitetaan niiden yritysten tai yhteisöjen yhteyshenkilöitä, joiden kanssa rekisterinpitäjällä on asiakassuhde tai muu asiallinen yhteys.

Potentiaalisilla asiakkailla tarkoitetaan yritysten tai yhteisöjen yhteyshenkilöitä, joiden kanssa rekisterinpitäjä pyrkii luomaan asiakassuhteen.

Sidosryhmillä tarkoitetaan yritysten tai yhteisöjen yhteyshenkilöitä, joilla on rekisterinpitäjään yhteistyösuhde tai muu asiallinen yhteys, kuten median edustajat.

Luottamushenkilöillä tarkoitetaan Keski-Suomen kauppakamarin valtuuskunnan, valiokuntien, hallituksen ja juniorikillan jäseniä, jotka ovat rekisterinpitäjän jäsenyritysten edustajia.

Kauppakamari käsittelee henkilötietoja kauppakamarilaissa kauppakamarin tehtäväksi säädettyjen tehtävien hoitamiseksi. Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen jäsensopimuksen täytäntöönpanemiseksi ja jäsensuhteen hoitamiseksi ja analysoimiseksi. Henkilötietoja voidaan käsitellä jäsenetujen ja koulutus- ja viestintäpalveluiden tarjoamiseksi. Rekisterinpitäjä voi käyttää henkilötietoja jäsenviestintään sekä palveluiden kehittämiseen.

Henkilötietoja voidaan käyttää lisäksi asiakas- tai sidosryhmäsuhteiden hoitamiseen tai kehittämiseen, tilausten, ilmoittautumisten, yhteydenottojen, asioinnin ja markkinoinnin, raportoinnin ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden mahdollistamiseksi. Lisäksi käsittelyn tarkoituksena on maksujen, palkkioiden ja korvausten suorittaminen tai perimisen sekä kyselyjen, tilastojen ja tutkimusten suorittaminen.

Käsittelyn oikeusperusteena on sopimuksen täytäntöönpaneminen sekä liiketoimintaan liittyvän oikeutetun edun toteutuminen, kuten suoramarkkinointi ja myynti sekä asiakaspalvelu ei-asiakkaille.

Henkilötietojen käsittely voi perustua myös yhteen tai useampaan tarkoitukseen annettuun suostumukseen.
Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät edut tai perusoikeudet syrjäyttävät tällaiset edut.

Jotta rekisterinpitäjä voi täyttää jäsenyyteen perustuvat sopimusvelvoitteensa, on rekisterinpitäjän saatava käsitellä henkilötietoja. Ilman tarvittavia henkilötietoja kauppakamari ei voi tarjota jäsenelle tai sen yhteyshenkilölle jäsenetuja, joiden yhteydessä on tarpeen käsitellä henkilötietoja.

Rekisterissä käsiteltäviä asiointitietoja voidaan käyttää myös profilointiin ja markkinointitoimenpiteiden sekä asiakasviestinnän kohdentamiseksi rekisteröityä kiinnostavaksi.

Henkilötietojen säilytysaika

​​​​​​​Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin tietosuojaselosteessa mainittu käsittelyn peruste on voimassa ja kohtuullisen ajan sen jälkeen ottaen huomioon velvoittava lainsäädäntö, kuten kirjanpitolainsäädäntö. Tietoja käsitellään vähintään sen ajan, kun jäsen- tai asiakassuhde tai muu vastaava suhde on voimassa.

Luottamushenkilön henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin käsittelyn peruste on voimassa ja kohtuullinen aika. Luottamushenkilön nimi ja luottamustoimen alkamis- ja päättymisaika säilytetään pysyvästi.

Rekisterin henkilöryhmät ja tietosisältö

Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat rekisterinpitäjän jäseniä, jotka ovat käyttäneet palveluita, osallistuneet tilaisuuksiin ja kokouksiin tai ei-jäsenten yhteyshenkilöitä, jotka ostavat palveluja tai ovat potentiaalisia asiakkaita.

Rekisterin tietosisältö:

Jäsenen etu- ja sukunimi, titteli ja/tai työnkuvaus, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), aikaisempi työhistoria, www-sivuston osoitteet, tiedot tilatuista palveluista, laskutusosoitteet ja muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot, tilaisuuksien osallistumistiedot, tiedotteiden ja kutsujen lähetys-, klikkaus- ja avaustiedot, käytyjen keskustelujen sisällöt, kiinnostuksen kohteet ja postituskiellot.

Rekisterissä voidaan käsitellä myös tapahtumiin tai koulutuksiin ilmoittautuneen rekisteröidyn perustietoja: etu- ja sukunimi, asema, yhteystiedot, tarvittaessa syntymäaika ja tapahtumaan liittyen annetut tarpeelliset tiedot kuten ruoka-aineallergiat, jotka henkilö on itse ilmoittanut.

Siltä osin kuin luottamustoimet on merkittävä julkiseen rekisteriin, luottamushenkilön henkilötietoina voidaan käsitellä henkilötunnusta ja kotiosoitetta.

Tietolähteet

Tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään jäsenhakemuksen tai palvelun tilauksen lähettämisen yhteydessä www-lomakkeilta, sähköpostilla tai puhelimitse, sopimuksista, ilmoittautumisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Lisäksi henkilötietoja kerätään viranomaisilta, julkisista rekistereistä, henkilötietohakemistoista, tiedotusvälineistä tai muista tietolähteistä, kuten internetin hakukoneista tai sosiaalisen median palveluiden kautta.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisteritietoja voidaan jakaa kauppakamarin konsernin organisaation sisällä ja välillä sekä sidosryhmien kesken, kuten Keskuskauppakamarille.

Rekisterinpitäjä saattaa jakaa henkilötietojasi rekisterinpitäjälle palveluja suorittaville kolmansille osapuolille. Näitä palveluja voivat olla esimerkiksi ohjelmistopalvelut, henkilötietojen tekninen hallinta ja tutkimustoiminta. Henkilötietojen suojaaminen on rekisterinpitäjälle tärkeää, minkä vuoksi se ei salli kyseisten osapuolten käyttää tietoja mihinkään muuhun tarkoitukseen kuin kyseisten palvelujen tarjoamiseen, ja se edellyttää osapuolilta käyttäjän henkilötietojen suojaamista tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Osallistujalistoja ja osallistujien yhteystietoja (yrityksen ja henkilön nimi, sähköpostiosoite) voidaan jakaa rekisterinpitäjän tilaisuuksissa sekä kolmansille osapuolille, joiden kanssa yhteistyössä rekisterinpitäjä hallinnoi ja toteuttaa projekteja/hankkeita, tapahtumia tai tilaisuuksia.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Lähtökohtaisesti rekisterinpitäjä ei siirrä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, vaan pyrkii käyttämään EU:n sisällä olevia palveluntarjoajia. Rekisterinpitäjä saattaa kuitenkin käyttää eri puolilla maailmaa sijaitsevia palvelimia ja saattaa siten siirtää henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tällaisissa tapauksissa rekisterinpitäjä ryhtyy tarvittaviin toimenpiteisiin varmistaakseen, että tietojen siirrolle on olemassa oikeusperuste ja että henkilötiedot suojataan soveltuvan lainsäädännön mukaisesti esimerkiksi käyttämällä viranomaisten hyväksymiä vakiosopimuksia.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot sekä sähköiset manuaalisesti ylläpidettävät tiedostot ovat palomuurein, salasanoin ja muin tietoturvatoimialan yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja. Paperiaineistot sijaitsevat lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain nimetyillä henkilöillä.

Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus:

  • Oikeus saada pääsy henkilötietoihin, joita rekisteröidyltä on kerätty. Rekisteröidyn tulee pyytää kirjallisesti tietojaan ja rekisterinpitäjä toimittaa tiedon kerätyistä tiedoista viimeistään kuukauden kuluessa.
  • Oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista kirjallisesti
  • Oikeus pyytää tietojen poistamista. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus poistaa tiedot, mikäli jokin seuraavista perusteista täyttyy:
    *henkilötietoja ei tarvita enää niihin tarkoituksiin, joihin ne on kerätty
    *rekisteröity peruuttaa suostumuksen
    *rekisteröity vastustaa käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perustetta tai rekisteröity vastustaa suoramarkkinointitarkoitusta
    *henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti
    *henkilötiedot on poistettava lainmukaisen velvoitteen noudattamiseksi
    *henkilötietosi on kerätty tietoyhteiskunnan palvelujen tarjoamisen yhteydessä
  • Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen;
  • Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen
  • Oikeus tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä Tietosuojavaltuutetulle

Tietosuojaseloste PDF:nä
​​​​​​​