26.02.2016 08:37
Automatisoinnilla vauhtia liiketoimintaan
Perjantaina 19.2 Jyväskylässä aamupalapöydän äärellä opittiin taas lisää automatisoinnista. Aihetta käsiteltiin Flashnoden esimerkin kautta. Flashnodella käytössä on viisi eri ohjelmistoa, joiden välillä tieto kulkee. Kuvassa on esitetty asiakasprosessin automatisoidut osiot (vihreät nuolet) sekä manuaaliset kontaktit (mustat nuolet).
Nettisivuilla Pentti Eräjorma tunnistautuu lukemalla oppaan, tilaamalla sisäpiirin uutiset, tai ottamalla yhteyttä. Tämän jälkeen Pentti vastaanottaa automatisoituja viestejä kiinnostavasta sisällöstä. Pentti tilaa esittelyn, josta lähtee automaattinen viesti myyjämies Kimmolle. Kimmo ja Pentti ovat yhteyksissä keskenään. Pentin vahvistettua tilauksen integraatio kytketään päälle, ja automatisoitu laskutus kytkeytyy päälle. Näin meille Flashnodelaisille jää aikaa keskittyä ydinosaamisiimme markkinoinnin, liittymätuotannon, myynnin ja kumppanuuksien parissa.
Aikaa olennaiseen
Automatisoinnissa on kyse ohjelmistojen välisestä yhdistämisestä, jossa ohjelmistojen välille rakennetaan ”tulkki”, jonka avulla eri kieltä puhuvat ohjelmistot saadaan ymmärtämään toisiaan. Tämä säästää aikaa, sillä tiedot ovat oikeassa paikassa oikeaan aikaan ilman manuaalista näpyttelyä. Samoin virheiden määrä vähenee tiedon ollessa sama ohjelmistosta riippumatta. Nykypäivänä integraatioprojektit voi heittää romukoppaan. Palveluna tuotetut ohjelmistojen väliset automatisoinnit sopivat yrityksille kokoluokasta huolimatta, optimaalisimpia integraatiopalvelujen kohderyhmiä ovat pk-yritykset ja startupit. Kirjanpidon ja laskutuksen automatisoinnilla luvut ovat kirjanpitäjällä ajantasaisesti. Taloutta voidaan tarkastella reaaliaikaisesti, eikä jälkijunassa, mikä mahdollistaa entistä paremman ennakoinnin ja talousjohtamisen. Monikanavaisen kaupan myötä ohjelmistopalettiin tulee mukaan verkkokauppa-alustaa ja kassajärjestelmää ja mahdollisesti varastonhallintaakin. Ajantasaisuudella vältetään turhat ”eioot” ja tehostetaan prosessia. Myyntiä voidaan tehdä enemmän ja markkinoinnillekin vapautuu aikaa. Flashnoden blogissa Kiekkobussin yrittäjä kertoo integraatioiden merkityksestä. Myynnin käytössä oleva CRM järjestelmä automatisoituna pitää asiakastiedot ajantasalla eri ohjelmistoissa ilman, että myyjän täytyy kirjata kontakteja moniin ohjelmistoihin. Esimerkiksi taloushallintoon integroituna laskutus rullaa ilman erillistä työvaihetta, ja tämä taas parantaa tulosta.
Markkinoinnin toimenpiteitä automatisoimalla voidaan parantaa asiakaskontaktien määrää tehokkaasti, ja pysyä asiakkaan mielessä. Toisaalta asiakastietojen reaaliaikaisuudella voidaan tarjota parempaa palvelua, asiakas tunnistetaan läpi prosessin vaiheiden.
Kuinka lähteä liikkeelle?
Kun ollaan valmiita automatisoimaan rutiinitöitä, ja luopumaan manuaalisesta työstä, kannattaa heti siirtyä tuumasta toimeen. Ensimmäinen askel kohti helpompaa arkea on oman liiketoiminnan prosessien tarkastelu. Mitä meidän yrityksessä oikeastaan tehdään?
Prosessien kartoittaminen
Työntekijät tietävät parhaiten, mitä he tekevät. Automatisoinnin aamukahveilla Auria Yrityslaskennan Mira Manninen kertoi työvaiheiden
kartoittamisesta: ”Jokainen työntekijä kirjoitti jokaisen, pienimmänkin, työvaiheen, joita he työpäivien aikana puuhasivat. Näitä lajittelemalla saatiin selville automatisoitavissa olevat turhat työt, sekä toisaalta saatiin kasattua brändimukainen yhteinen toimintamalli.”
Asiakkaan kohtaaminen on oleellista liiketoiminnan kannalta ja niin myös automatisoidessa prosesseja. Miten asiakas käyttäytyy eri vaiheissa asiakasprosessia? Milloin asiakas kontaktoidaan, ja miten hänet kohdataan?
Ohjelmistoissa on usein runsaasti toiminnallisuuksia. Onkin selvitettävä missä ohjelmistossa mitäkin tietoa luodaan, missä tietoa käsitellään tai hallinnoidaan.
Sidosryhmillä ja kumppaneilla saattaa olla käytössä omia ohjelmistoja, joiden kesken ohjelmistojen yhdistämiselle saattaa olla tarvetta. Ota puhelu ainakin kirjanpitäjällesi, ja kysy onko heillä käytössä jokin järjestelmä, jonka yhteensopivuus huomioida.
Tavoitteena kasvu, mutta millaisin ehdoin? Mitä resursseja ja toimenpiteitä tavoitteisiin pääseminen vaatii? Automatisoinnin mahdollisuudet kannattaa kartoittaa ohjelmistohankintoja tehdessä. Olitpa sitten hankkimassa ensimmäistä ohjelmistoasi tai etsimässä sitä oikeaa järjestelmää vastaamaan tarpeisiisi, on yhteensopivuuden tarkastelu ensiarvoisen tärkeää. Flashnodella integraatiot toteutetaan kuukausimaksullisena palveluna. Heidän tämänhetkiset kumppanit löydät täältä.
Blogin kirjoitti Emma Kyyrä Flashnodelta
Nettisivuilla Pentti Eräjorma tunnistautuu lukemalla oppaan, tilaamalla sisäpiirin uutiset, tai ottamalla yhteyttä. Tämän jälkeen Pentti vastaanottaa automatisoituja viestejä kiinnostavasta sisällöstä. Pentti tilaa esittelyn, josta lähtee automaattinen viesti myyjämies Kimmolle. Kimmo ja Pentti ovat yhteyksissä keskenään. Pentin vahvistettua tilauksen integraatio kytketään päälle, ja automatisoitu laskutus kytkeytyy päälle. Näin meille Flashnodelaisille jää aikaa keskittyä ydinosaamisiimme markkinoinnin, liittymätuotannon, myynnin ja kumppanuuksien parissa.
Aikaa olennaiseen
Automatisoinnissa on kyse ohjelmistojen välisestä yhdistämisestä, jossa ohjelmistojen välille rakennetaan ”tulkki”, jonka avulla eri kieltä puhuvat ohjelmistot saadaan ymmärtämään toisiaan. Tämä säästää aikaa, sillä tiedot ovat oikeassa paikassa oikeaan aikaan ilman manuaalista näpyttelyä. Samoin virheiden määrä vähenee tiedon ollessa sama ohjelmistosta riippumatta. Nykypäivänä integraatioprojektit voi heittää romukoppaan. Palveluna tuotetut ohjelmistojen väliset automatisoinnit sopivat yrityksille kokoluokasta huolimatta, optimaalisimpia integraatiopalvelujen kohderyhmiä ovat pk-yritykset ja startupit. Kirjanpidon ja laskutuksen automatisoinnilla luvut ovat kirjanpitäjällä ajantasaisesti. Taloutta voidaan tarkastella reaaliaikaisesti, eikä jälkijunassa, mikä mahdollistaa entistä paremman ennakoinnin ja talousjohtamisen. Monikanavaisen kaupan myötä ohjelmistopalettiin tulee mukaan verkkokauppa-alustaa ja kassajärjestelmää ja mahdollisesti varastonhallintaakin. Ajantasaisuudella vältetään turhat ”eioot” ja tehostetaan prosessia. Myyntiä voidaan tehdä enemmän ja markkinoinnillekin vapautuu aikaa. Flashnoden blogissa Kiekkobussin yrittäjä kertoo integraatioiden merkityksestä. Myynnin käytössä oleva CRM järjestelmä automatisoituna pitää asiakastiedot ajantasalla eri ohjelmistoissa ilman, että myyjän täytyy kirjata kontakteja moniin ohjelmistoihin. Esimerkiksi taloushallintoon integroituna laskutus rullaa ilman erillistä työvaihetta, ja tämä taas parantaa tulosta.
Markkinoinnin toimenpiteitä automatisoimalla voidaan parantaa asiakaskontaktien määrää tehokkaasti, ja pysyä asiakkaan mielessä. Toisaalta asiakastietojen reaaliaikaisuudella voidaan tarjota parempaa palvelua, asiakas tunnistetaan läpi prosessin vaiheiden.
Kuinka lähteä liikkeelle?
Kun ollaan valmiita automatisoimaan rutiinitöitä, ja luopumaan manuaalisesta työstä, kannattaa heti siirtyä tuumasta toimeen. Ensimmäinen askel kohti helpompaa arkea on oman liiketoiminnan prosessien tarkastelu. Mitä meidän yrityksessä oikeastaan tehdään?
Prosessien kartoittaminen
- Kuuntele työntekijöitä
Automatisointi
Työntekijät tietävät parhaiten, mitä he tekevät. Automatisoinnin aamukahveilla Auria Yrityslaskennan Mira Manninen kertoi työvaiheiden
kartoittamisesta: ”Jokainen työntekijä kirjoitti jokaisen, pienimmänkin, työvaiheen, joita he työpäivien aikana puuhasivat. Näitä lajittelemalla saatiin selville automatisoitavissa olevat turhat työt, sekä toisaalta saatiin kasattua brändimukainen yhteinen toimintamalli.”
- Asiakkaan kohtaamispisteet
Asiakkaan kohtaaminen on oleellista liiketoiminnan kannalta ja niin myös automatisoidessa prosesseja. Miten asiakas käyttäytyy eri vaiheissa asiakasprosessia? Milloin asiakas kontaktoidaan, ja miten hänet kohdataan?
- Ohjelmistojen käyttö
Ohjelmistoissa on usein runsaasti toiminnallisuuksia. Onkin selvitettävä missä ohjelmistossa mitäkin tietoa luodaan, missä tietoa käsitellään tai hallinnoidaan.
- Sidosryhmien kuunteleminen
Sidosryhmillä ja kumppaneilla saattaa olla käytössä omia ohjelmistoja, joiden kesken ohjelmistojen yhdistämiselle saattaa olla tarvetta. Ota puhelu ainakin kirjanpitäjällesi, ja kysy onko heillä käytössä jokin järjestelmä, jonka yhteensopivuus huomioida.
- Katse tulevaisuuteen
Tavoitteena kasvu, mutta millaisin ehdoin? Mitä resursseja ja toimenpiteitä tavoitteisiin pääseminen vaatii? Automatisoinnin mahdollisuudet kannattaa kartoittaa ohjelmistohankintoja tehdessä. Olitpa sitten hankkimassa ensimmäistä ohjelmistoasi tai etsimässä sitä oikeaa järjestelmää vastaamaan tarpeisiisi, on yhteensopivuuden tarkastelu ensiarvoisen tärkeää. Flashnodella integraatiot toteutetaan kuukausimaksullisena palveluna. Heidän tämänhetkiset kumppanit löydät täältä.
Blogin kirjoitti Emma Kyyrä Flashnodelta