Kovaa peliä kansainvälisillä neuvottelukentillä

Neuvottelut kansainvälisillä kentillä saattavat tulla suomalaiselle pk-yritykselle yllätyksenä. Mikään aiemmin Suomessa opittu toimintatapa ei näytä toimivan; neuvottelukumppani pöydän toisella puolella esittää tiukkoja vaatimuksia, jotka ovat saattaneet vaihtua täydellisesti aiemmista myyntipuheista, kädet viuhtovat ilmassa ja äänet kohoavat falsettiin. Onko yhtiösi henkilökunta valmis tähän ”peliin”?

Tässä joitakin huomioita kansainvälisillä markkinoilla käymistäni sopimusneuvotteluista, joiden toivon pehmentävän pk-yrityksen kansainvälistymisen alkutaivalta:

1. 
   

   Aikakäsitys

   
   

Länsimaissa on totuttu hoitamaan liikeneuvottelut tehokkaasti. Yhtiösi edustaja on saattanut lentää Kiinaan tänään ja paluulento on varattu seuraavalle päivälle  tehokkuuden nimissä. Pieleen meni. Neuvottelut kansainvälisillä kentillä vievät aikaa, joten varaa sitä moninkertaisesti Suomessa käytäviin sopimusneuvotteluihin verrattuna. Se, jolla on enemmän kiire, häviää varmasti.

2. 
   

   Verkostoissa tehdään businestä

   
   

Voitaneen todeta, että ihmiset tekevät businestä mieluummin tuttujen ja luotettavaksi havaittujen henkilöiden kanssa. Kotimaan kamaralla keräämme keskustelussa tietoa siitä, mistä ihminen on kotoisin, mitä hän harrastaa ja missä yhtiöissä on oltu töissä.  Usein ei tarvitse keskustella kuin kymmenen minuuttia kun löydämme yhteisiä ystäviä tai liiketuttuja. Tämä herättää luottamusta; tiedämme, mikä neuvottelukumppani on ”miehiään” ja ”naisiaan” ja aina voidaan varmistaa omien verkostojen jäseniltä, mitä mieltä verkosto on kyseisestä jäsenestään.

Kumppanin valinta on kaiken a ja o. Hyvä sopimus ei tee huonosta sopimuskumppanista parempaa. On viisautta selvittää neuvottelukumppanin taustat ja referenssit ennen sopimukseen menoa.

Neuvottelukumppaniin on myös syytä tutustua samaan tapaan kuin teemme kotimaassakin. Yhteisiä tuttuja ei välttämättä ole, eikä tieto neuvottelukumppanin syntymämaakunnasta Kiinassa tai muussa maankolkassa tee meitä sen viisaammaksi. Mutta ulkomainen kumppanimme odottaa, että vietämme hänen kanssaan aikaa ja tutustumme ja siten kerrytämme luottamusta. Tutustumiseen käytetty aika ei valu hukkaan; kansainvälisillä kentillä ystäviä on vaikeampi pettää kuin kasvottomia yrityksiä.

3. 
   

   Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty

   
   

Tämä klisee pätee myös maailmalla. Ei riitä, että mietit mitä yhtiösi haluaa, vaan mieti myös, mitä sopimuskumppani haluaa ja mitä kumppanisi todennäköisesti ehdottaa, mitkä ovat usein kaksi eri asiaa. Pidä kirkkaana mielessä, mikä on yhtiöllesi elintärkeää ja mistä asiasta voidaan tehdä kompromissi. Tämä onnistuu vain jos yhtiön toiminnan riskit on kartoitettu.

4. 
   

   Kuka neuvottelupöytään

   
   

Ei ole ollenkaan merkityksetöntä, kuka yhtiöstäsi lähetetään neuvottelupöytään. Asiaa on hyvä lähestyä eri näkökulmista.

Kovin mitätön titteli käyntikortissa ei edistä päätöksentekoa neuvotteluissa. Kumppanisi lähettänee pöytään samantasoisen neuvottelijan. Yhtiösi henkilökunnalla on todennäköisesti erilainen lähestymistapa asioihin ja erilaiset tavoitteet työssään (lue=insentiivit). Myyntihenkilön tehtäväksi on asetettu myynti, ei riskien rajoittaminen, josta sopimuksissa on myös kyse. Asiantuntija taas saattaa keskittyä teknisiin yksityiskohtiin ja eikä hahmota liiketoimen kokonaisuutta. Pk-yrityksillä ei usein ole lakimiestä henkilökunnassaan, jolloin rahakirstun vartijana toimiva henkilö saattaa olla oikea henkilö vastaamaan neuvotteluista. Pienemmässä yrityksessä oikeaa neuvottelijaa ei tarvitse miettiä. Yrittäjä vastaa kaikesta.

5. 
   

   Tiimi on tärkeä

   
   

Kun neuvottelut käyvät kuumimmillaan, ei ole ollenkaan tavatonta, että neuvottelukumppanisi ottaa luurin käteen, soittaa yrityksesi toimitusjohtajalle tai omistajalle ja toteaa yrityksesi neuvottelijan olevan epäpätevä ja pilaavan neuvottelut. Todennäköisesti neuvottelijasi on tiukkana ja on lähinnä pilaamassa kumppanisi absurdien vaatimusten läpimenon. Muodostakaa yrityksesi sisällä tiimi, joka keskustelee keskenään ja on ajan tasalla neuvottelujen käänteistä. Puhaltakaa yhteen hiileen.

6. 
   

   Selvitä ja benchmarkkaa

   
   

Neuvotteluissa saat usein kuulla vastaukseksi muutosehdotuksiisi, että “ei muidenkaan yritysten kanssa toimita näin” tai “viranomaiset meidän maassa vaativat”. Selvitä virallisista lähteistä, muilta yrityksiltä tai paikallisilta lakimiehiltä tai tilitoimistoilta, pitävätkö väitteet paikkansa vai onko kyse vain neuvottelutaktiikasta.

7. 
   

   Onko no-deal vaihtoehto yhtiöllesi?

   
   

Usein yrityksen edustaja toteaa neuvotteluihin lähdettäessä, että “ollaan tiukkoina ja pysytään meidän vaatimuksissa” ja samaan hengenvetoon, että “meidän on pakko saada tämä kauppa”. Nämä ovat keskenään täysin ristiriitaiset ajatukset. Kansainvälisillä markkinoilla toimivilla yrityksillä on aikaa, sitkeyttä ja härskiyttä pysyä  usein absurdeiltakin tuntuvissa vaatimuksissaan. Omat riskirajat on syytä pitää kirkkaana mielessä ja tiedostaa, että se, kenellä ei ole vaihtoehtoja, häviää enemmän.

Joskus toimivin keino edistää neuvotteluja on kävellä niistä ulos.

8. 
   

   Loppu hyvin, kaikki hyvin

   
   

Kun kauppa on neuvoteltu, on allekirjoitusten aika. Tai niinhän sinä luulet. Ei ole ollenkaan tavatonta, että neuvottelukumppanisi aloittaa allekirjoitushetkellä neuvottelut alusta. Jos vain sen sallit.

Voisi siis sanoa, että kansainväliseen kauppaan siirtyminen on sen tekeville ihmisille ikään kuin kohoaminen kortteliliigasta kansainvälisille pallokentille. Pohjakunnon, taitojen ja asenteen tulee nousta uudelle tasolle sen myötä. Jos ne eivät vielä siellä ole, niin osaava valmennus tiimillesi voi tehdä ihmeitä.



Kirjoittaja Paula Saarenpää, Globale:n perustaja
Smartius Oy:n toimitusjohtaja
Keski-Suomen kauppakamarin kasvu- ja kansainvälistymisvaliokunnan sekä hallituksen jäsen