13.12.2018 09:15

Miten välttää riidat ja ratkaista konfliktit kustannustehokkaasti?

Toimintatavat ja sopimusehdot kannattaa vakiinnuttaa yrityksen sisällä

Yrityksellä tulisi olla selkeä sisäistetty ja vakiintunut toimintatapa, jonka mukaisesti toimittaessa yritys pystyy parhaalla mahdollisella tavalla ehkäisemään erimielisyyksien muodostumista riidaksi. Tätä edistävät yhdenmukaiset toimintatavat sopimusneuvotteluihin, sopimusehtoihin, sopimusten täyttämiseen, sopimuksen määräaikoihin ja suoritushäiriöihin reagointiin liittyen.

Mikäli mahdollista, yrityksen on hyvä vakiinnuttaa omaan liiketoimintaansa soveltuvat ja sitä palvelevat sopimusehdot. Toimialalle vakiintuneet sopimusehdot voivat muilta osin täydentää yrityksen omia sopimusehtoja. Tavanomaisesti usein toistuvia sopimustilanteita on näin helpompi hallita, koska ehdot eivät ainakaan huomattavassa määrin vaihtele ja poikkea toinen toisistaan joka kerta tai henkilökohtaisista mieltymyksistä tai tavoista riippuen. Näin yrityksen sisälle ei pääse syntymään erilaisia sopimuskäytäntöjä ja -kulttuureja sen mukaan, milloin kukin avainhenkilö on sopimuksia neuvottelemassa.

Vakiintuneet sopimuskäytännöt eivät vain pienennä yrityksen riskejä vaan myös helpottavat avainhenkilöiden päivittäistä asioiden hoitoa. Harvemmin tulee tällöin tarvetta penkoa eläkkeelle jääneen toimitusjohtajan pöytälaatikosta joskus vuosikymmen sitten käytettyä sopimuspohjaa.

Tulevaisuuden ennakointia riskiarvion avulla

Aina sopimusehtoihin ei voi vaikuttaa, jos mielii tehdä kauppaa tai harjoittaa yhteistyötä vaikkapa suuren kansainvälisen konserniyhtiön kanssa. Omien sopimusten riskikohdat ja erityisesti omat sopimusvelvoitteet on kuitenkin hyvä tuntea ja tunnistaa. Joskus optimismi ja positiivinen tulevaisuudenusko merkittävien yhteistyöhankkeiden ja sopimusten tavoitteiden toteutumiseen voi kuitenkin hämärtää näitä realiteetteja, jolloin riskiarvioita vieroksutaan.

Tiedostettu riski on kuitenkin hallittu riski, koska riskiarvion pohjalta on mahdollista varautua tulevaan. Tiedostamaton, ennalta-arvaamaton sopimusriski voi sitä vastoin toteutuessaan asettaa jopa koko yrityksen liiketoiminnan vaakalaudalle.

Ennakollinen sopimusehtojen sisällön ja tarkoituksen selvittäminen oman liiketoiminnan kannalta on siis selkeästi parempi vaihtoehto kuin jälkikäteinen oivallus siitä, mihin on tullut sitoutuneeksi.

Riitakysymykset selvitettävä saman tien

Aina riidan välttäminen ei ole toki mahdollista. On siis tärkeää, että yrityksellä on selkeä sisäistetty toimintamalli myös sen tilanteen varalle, että ongelmia ei pystytä ratkaisemaan neuvotteluteitse. Riidan uhatessa riitakysymykset ja ongelmat tulisikin selvittää jo alkuvaiheessa huolellisesti ja täsmällisesti sekä kerätä asiaa koskeva aineisto. Mahdolliset reklamaatiot tulee hoitaa oikeudenmenetysten välttämiseksi. Esimerkiksi useissa vakioehdoissa reklamaatioaika vain kahdeksan päivää.

Asiantuntija-arvio tapauksen oikeudelliseksi arvioimiseksi on syytä hankkia varhaisessa vaiheessa, jolloin ongelmatilanne on mahdollista kartoittaa realistisesti ja objektiivisesti jo alkuvaiheessa, ennen suurempia kuluja tai taloudellista vahinkoa. Näin on mahdollista välttää virheelliset ennakkokäsitykset asian oikeudellisesta arvioinnista ja siten välttää ns. ”väärän asian” ajaminen ennen kuin on liian myöhäistä perääntyä. Jos taas tilanne on toinen, asiantuntija pystyy jo varhaisessa vaiheessa ohjeistamaan yritystä muun muassa tarpeellisen aineiston keräämisessä ja jatkotoimissa oikeudenmenetysten välttämiseksi.

Mahdollisuus sovintoon neuvotellen

Ennen asian riitautumista on syytä selvittää, onko asiassa mahdollista päästä sovintoon. Tilannearvion pohjalta on mahdollista arvioida realistiset ja rationaaliset neuvottelutavoitteet, joihin pyritään. Sopimusriitatilanteessa tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, halutaanko vaikkapa sopimusta jatkaa vai päättää irtisanomiseen tai purkuun. Tilannearvion pohjalta on tavanomaista määritellä myös neuvotteluteitse tavoiteltava vahingonkorvaustaso tai muut vaihtoehtoiset kompensaatiot.

Neuvotteluvaiheessa tilanne vastaa kaupankäyntiä, jossa neuvotellaan siitä, millä hinnalla riita on ratkaistavissa. Huomioon ottaen asian taloudellinen intressi ja oikeudenkäyntikulut arvioidaan myös se, missä määrin neuvottelutavoitteista on mahdollista tinkiä.

Riidanratkaisu, välimiesmenettely vai sovittelu?

Keskeisimpiin sopimusehtoihin kuuluu riidanratkaisulauseke. Yrityksen liiketoiminnan kannalta merkittävimpien sopimusten, samoin kuin erityisosaamista vaativien sopimusten, osalta välityslausekkeen käyttäminen on suositeltavaa. Välimiesmenettelyä puoltaa yleiseen oikeusistuimeen verrattuna se, että oikeudenkäynti ei ole julkinen, jolloin osapuolten luottamuksellisuutta, mainetta ja liike- ja ammattisalaisuuksia on mahdollista suojata.

Lisäksi riidanratkaisijoiden asiantuntemus ja erikoistuminen otetaan huomioon välimiestä nimettäessä, jolloin asiantuntemus riidan kohteeseen liittyen on hyvä. Lisäksi välimiesmenettely on yleistä tuomioistuinprosessia nopeampi ja joustavammin järjestettävissä, ja kansainväliseen kauppaan liittyen välimiestuomioilla on vahva täytäntöönpanokelpoisuus.

Keskuskauppakamarin välimieslautakunta (FAI) tarjoaa sekä välimiesmenettelyyn että sovitteluun liittyviä palveluja. Välimiesmenettely on luottamuksellinen vaihtoehto tuomioistuinmenettelylle, ja sitä käytetään vakiintuneesti liike-elämässä syntyvien riitojen ratkaisemiseksi. Sopimuksen tekoa helpottavat mallivälityslausekkeet.

Sovittelu on puolestaan vapaaehtoinen ja luottamuksellinen menettely, jossa puolueeton kolmas osapuoli (sovittelija) avustaa asianosaisia (kahta tai useampaa) heidän riitansa sovinnollisessa ratkaisussa ja/tai riitojen välttämisessä. Sovittelijan tehtävänä on avustaa asianosaisia löytämään asiassa sovinnollinen ratkaisu edistämällä keskustelua, tiedonvaihtoa ja neuvotteluja asianosaisten välillä. Sovittelussa sovittelija ei tee riidan kohteena olevaa asiaa koskevia päätöksiä tai ratkaisuja.