14.03.2018 09:30
Varmista oikein kerätyillä suostumuksilla henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
EU:n tietosuoja-asetus antaa jokaiselle suuren päätäntävallan omien henkilötietojen käsittelyyn. Suostumukset henkilötietojen käsittelyyn ovat keskeinen työkalu tämän oikeuden käyttämiseen. Siksi on tärkeää, että yritykset pyytävät suostumukset oikealla tavalla kaikissa vaadituissa tilanteissa.
Tietojen käyttö muihin tarkoituksiin vaatii suostumuksen
Tyypillinen syy kerätä henkilötietoja on sopimuksen täytäntöönpano. Esimerkiksi henkilöltä pyydetään nimi, puhelinnumero ja osoite tilauksen toimittamista varten. Jos henkilötietoja käytetään muihin tarkoituksiin, kuten esimerkiksi markkinointiin, tuotekehitykseen tai välitetään yhteistyökumppaneille, tarvitaan niistä erilliset suostumukset. Joissakin tilanteissa yritykset ovat voineet käyttää keräämiään henkilötietoja suoramarkkinointiin ilman suostumusta, mutta on todennäköistä, että jatkossa suostumus tarvitaan useimmissa tilanteissa.
Suostumukselle on säädetty tiukat vaatimukset
Tärkeimpiä suostumukselle asetettavia vaatimuksia ovat ymmärrettävyys ja vapaaehtoisuus. Näillä varmistetaan, että suostumuksen antaja on oikeasti ja tietoisesti antanut suostumuksen. Suostumus ei myöskään saa olla passiivinen vaan suostumuksen antajan pitää esimerkiksi laittaa itse rasti ruutuun tai muulla vastaavalla tavalla hyväksyä suostumus aktiivisesti. Väärin pyydettyyn suostumukseen perustuva henkilötietojen käsittely on laitonta, minkä vuoksi suostumuspyyntöjen sisältöön kannattaa kiinnittää erityistä huomiota.
Ota suostumukset huomioon sähköisissä ratkaisuissa
Jos organisaatiosi kerää suostumuksia, kannattaa keruu suunnitella huolella ja toteuttaa tehokkaasti. Erityisesti sähköisesti pyydetyissä suostumuksissa tulee suunnitella, miten suostumuksen sisällöstä informoidaan, miten suostumuspyyntö esitetään sekä miten kerätyt suostumukset tallennetaan ja ylläpidetään. Suostumusten tarkastaminen käsipelillä, muutosten tallentaminen ”Exceleihin” ja suostumustietojen muutosten välittäminen yhteistyökumppaneille voi osoittautua yllättävän työlääksi.
Kirjoittaja Olli Pitkänen, Relator Oy
Neuvonta
Tämänkin artikkelin tarjosi neuvontapalvelua tarjoava jäsenyrityksemme. Jäsenenä saat maksutonta neuvonta-apua mm. EU:n tietousuojauudistukseen sekä laki- ja talousasioihin liittyvissä kysymyksissä. Puhelinkonsultointia antavat verotukseen, työsuhteisiin ja sopimusasioihin erikoistuneet asiantuntijat. Lue lisää