Moderni tietotyö tarkoittaa fiksumpaa työtä – ei aina uutta teknologiaa

Monessa yrityksessä on hypätty uuteen järjestelmään tai sovellukseen innolla, ja vasta myöhemmin huomattu, ettei se tuokaan arvoa liiketoimintaan. Liian usein hankkeet lähtevät liikkeelle teknologia edellä, kun ne tulisi olla peräisin ydinprosessien ymmärtämisestä: mitä yritys oikeasti tekee, missä syntyy arvoa asiakkaalle ja mitkä ovat ne pullonkaulat, jotka estävät tehokkuuden.

”On tärkeää ensin tehdä asiat järkevästi, ennen kuin niitä kannattaa automatisoida, saatikka ottaa tekoälyä käyttöön”, sanoo Procemexin talousjohtaja Heli Torstensson.

Torstensson on HHJ-tutkinnon suorittanut talousjohtaja, jolla on kokemusta hallitustyöstä. Hän on valmistunut JAMKista tradenomiksi (YAMK) ja tunnetaan erityisesti muutosjohtamisen, prosessiajattelun ja datan hyödyntämisen vahvana osaajana. Työura Innofactorilla syvensi hänen kiinnostustaan tietotyön kehittämiseen, ja siitä on sittemmin tullut yksi hänen intohimon kohteistaan myös nykyisessä työssään.

Datan hallinta on yksi keskeisimmistä asioista tietotyössä. Liian usein tieto on hajallaan työntekijöiden omilla koneilla, muistikirjoissa tai puhelimien muistiinpanoissa. Kun tieto saadaan yhteiseen, hallittuun järjestelmään ja määritetään sille selkeä metatieto, voidaan tehdä parempia päätöksiä, hyödyntää automaatiota ja lopulta myös tekoälyä.

”Hyvin hallittu data parantaa myös kilpailukykyä. Kahden samankokoisen yrityksen välillä ero voi olla valtava: toinen tekee päätöksiä mutulla, toinen tiedolla. Pitkällä aikavälillä tiedolla johtava voittaa”, toteaa lokakuun alusta Solitan Cloud Platform -yksikön myyntipäällikkönä aloittava Kalle Salonen.

Salonen on Jyväskylän yliopistosta valmistunut KTM sekä kokenut myynnin ja tietotyön asiantuntija. Hänellä on vahva tausta liiketoiminnan kehityksessä, digitalisaatiossa ja modernissa tietotyössä, niin pk-yritysten kuin suurten yritysten ja hyvinvointialueiden asiakkuuksissa.

Kehittämisen suurin este ei useinkaan ole teknologia, vaan aika. Asiakkaat pitävät kiireisenä, eikä henkilöstö aina ehdi miettiä prosessien parantamista. Siksi johdon pitää allokoida aikaa ja resursseja kehittämiseen – myös silloin, kun tuloksia ei näy heti. Samalla on huolehdittava, ettei muutos jää vain IT-osaston asiaksi. Kehittämisen omistajuus kuuluu koko organisaatiolle.

”Jos se siiloutuu IT:n harteille, lopputuloksena on helposti teknologiaprojekti ilman liiketoimintahyötyä”, Torstensson huomauttaa.

Moderni tietotyö ei ole vain teknisiä ratkaisuja. Kyse on myös muutosjohtamisesta ja ihmisten osallistamisesta. Jos järjestelmä otetaan käyttöön ilman, että henkilöstö ymmärtää miksi, jää se helposti hyödyntämättä.

”Hyvä esimerkki muutosjohtamisesta on organisaatiopsykologi Anna Lohmanin vertaus: jos joku kiskaisee kadulla kädestä ja lähtee viemään eri suuntaan, ensimmäinen reaktio on vastustus. Mutta jos hän pysäyttää ja kertoo syyn, suunta vaihtuu vapaaehtoisesti. Sama pätee työelämässä”, Torstensson vertaa.

Pk-yrityksillä harvoin on mahdollisuutta kokonaisremontteihin. Kehittäminen onnistuu parhaiten tunnistamalla yksittäiset pullonkaulat ja aloittamalla niistä. Yhden prosessin parantaminen tuo oppia, joka voidaan skaalata eteenpäin, Torstensson ja Salonen kannustavat.

Moderni tietotyö tarkoittaa käytännössä:

• prosessien kirkastamista – mitä oikeasti tehdään ja miten,
• datan hallintaa – tieto järjestykseen ja yhteiseen käyttöön,
• automatisointia – turhat manuaaliset vaiheet pois,
• tietoturvaa – perusasiat kuntoon,
• ihmisten mukaan ottamista – kehitys ei ole IT-projekti vaan koko organisaation asia.

Juttu on julkaistu alun perin syyskuun 2025 Kauppakamari-lehdessä.