Taklataan no show! Tulethan paikalle, jos olet luvannut

Tapahtuma-alalla puhutaan yleisesti no show’sta, jollaiseksi lasketaan ilmoitta utuneet, jotka eivät saavu paikalle eivätkä ilmoita esteestä järjestäjälle. Tällaisten haamuosallistujien määrä on ollut viime aikoina kasvussa.

Keskuskauppakamarin palvelujohtaja Mari Hakkarainen tunnistaa ilmiön ja kertoo, että no show puhuttaa myös kauppakamareiden palvelupoolissa, johon kuuluu tapahtumakoordinaattoreita ja -järjestäjiä kaikista manner-Suomen kauppakamareista.

– No show’ta on sivuttu poolin kokouksissa useasti viime aikoina. Näyttää siltä, että ilmiö on yleistynyt varsinkin maksuttomissa tilaisuuksissa.

Mari Hakkaraisella on parinkymmenen vuoden kokemus tapahtumanjärjestäjänä. Hän kertoo, että alalla on ollut tapana varautua noin kymmenen prosentin no show’hun.

– Se on mielestäni normaali taso. On ymmärrettävää, että ilmoittautuneille tulee viimehetken esteitä, esimerkiksi sairastumisia tai kulkupeli hajoaa.

– Koronan jälkeen on tapahtunut selvä muutos. Nykyään joudutaan varautumaan 30 prosentin no show’hun, ja saattaapa se kohota joskus jopa 50 prosenttiin, varsinkin jos tapahtuma-aikaan on erityisen ikävä sää, Hakkarainen kertoo.

Koronan aikana totuimme osallistumaan etänä, eikä webinaarista poisjäämisestä syntynyt taloudellisia seurauksia. Hakkarainen arvelee, että livetilaisuuteen osallistumisen pelisäännöt saattoivat samalla unohtua.

– Linjoille oli helppo tulla tai olla tulematta, mutta livetapahtuma on toisenlainen. Sitä varten tehdään aina tilavaraus, mitoitetaan henkilökunta ja hankitaan tarjoilut eli moni asia järjestetään ilmoittautuneiden määrän perusteella.

No show’sta seuraa aina kustannuksia, ja lisäksi se tuottaa pettymyksen järjestäjälle, joka on tehnyt valmisteluja ja laittanut pöydät koreaksi. Erityisesti ruokahävikki harmittaa, kun samaan aikaan kauppakamareissa pyritään toimimaan kaikin puolin vastuullisesti.

Monet kauppakamarit muistuttavat nykyään ilmoittautumisen sitovuudesta ja esteen sattuessa pyytävät perumaan osallistumisen ajoissa. Joissakin kauppakamareissa on otettu käyttöön no show -maksu, jolloin osallistumisensa perumatta jättäneitä laskutetaan toteutuneista kustannuksista. Tapaa ei kannateta yleisesti, sillä se vaatii laskutustietojen keräämisen, vaikka kyse olisi ilmaistapahtumasta.

– Eihän no show’sta laskuttaminen tunnu muutenkaan mukavalta. Uskon, että livetapahtumien verkostoitumismahdollisuuksia arvostetaan niin paljon, että ymmärrys kasvaa ja osallistumisen pelisäännöt otetaan jälleen tavaksi, Mari Hakkarainen sanoo.

Osallistujan muistilista:

• Ilmoittaudu hyvissä ajoin.
• Sitoudu osallistumaan.

• Sitoudu ilmoittamaan esteestä viimeistään 48 tuntia ennen, tai vieläkin aiemmin, jos este on tiedossa
• Tule tapahtumaan vain terveenä.

Teksti: Päivi Eskelinen, Tampereen kauppakamari

Juttu on julkaistu alun perin Tampereen kauppakamarin sivuilla.