Yrityksen käytännön työ- ja sopimusoikeudellisista varautumistoimista koronaan

Etätyö voi olla välttämätöntä työntekijöiden suojelemiseksi sairastumiselta ja sairauden leviämisen ehkäisemiseksi. Kyse on tällöin lyhytkestoisesta etätyöstä, kun työtä tehdään tilapäisesti muualla kuin työpaikalla.

Lähtökohtaisesti etätyö ei aiheuta työntekopaikan lisäksi muutoksia työsuhteen ehtoihin, joten poikkeusolosuhteidenkin perusteella tehtävän etätyön säännöt on syytä määritellä vastaavin tavoin kuin tavanomaisestikin tehtävän etätyön osalta.

Etätyö on tapa järjestää ja tehdä työ tietotekniikkaa hyväksikäyttäen niin, että työ, jota tehdään tavanomaisesti työnantajan tiloissa, tehdään niiden ulkopuolella. Etätyöhön sovelletaan kaikkia työsuhdetta koskevia lakeja ja sopimuksia, kuten työaikaa ja työturvallisuutta.

Etätyön riskit liittyvät siihen, että työpaikalle ominainen tiedonkulku saattaa vaarantua, minkä lisäksi työnantajan on vaikeampi varmistaa muun muassa työturvallisuus. Työnantaja on vastuussa työntekijän työterveydestä ja työsuojelusta myös etätyön osalta. Työntekijään sovelletaan puolestaan soveltuvin osin työpaikan työsuojelukäytäntöjä, joita työntekijän tulee noudattaa asianmukaisesti.

Työnantajan on syytä varmistaa ja täydentää työntekijän kattava vakuutusturva etätyöhön liittyen tarvittavin vapaa-ajan vastuuvakuutuksin.

Etätyössä säännöllinen työaika määräytyy työaikalain ja työehtosopimusten mukaisesti, jolloin etätyö tulee mitoittaa edellä mainittujen mukaisesti.

Etätyöntekijän työskentelyn tulee olla vähintään samaa tasoa kuin varsinaisella työpaikalla työskennellessä ja etätyön aikana työntekijän tulee olla työnantajan tavoitettavissa esimerkiksi puhelimitse, sähköisesti tai muulla sovittavalla tavalla. Esimies seuraa etätyön tuloksia kuten yrityksen toimitiloissakin tehtävän työn tuloksia.

Etätyö tapahtuu työnantajan välinein ja työpaikan sähköisten verkkojen sekä niiden tuottaman informaation ja kirjallisen viestinnän piirissä. Tarvittavat sisäiset sekä muut neuvottelut toteutetaan tällöin tavanomaisesti Teams- ja Skype-neuvotteluin.

Etätyössä tulisi noudattaa yrityksen normaaleja tietoturvaohjeita. Tietoja ei saa paljastua ulkopuolisille, eikä työnantajan tietokoneita saa luovuttaa ulkopuolisten käyttöön. Ulkopuolisilla tarkoitetaan myös perheenjäseniä. Kotona tai toimiston ulkopuolella käsiteltävän tietoaineiston täytyy liittyä työntekijän tehtäviin. Luottamuksellisen tiedon hävittäminen pitää tapahtua tietoturvaohjeiden mukaisesti.

Vakuutusturva ei kata sopimusoikeudellista vastuuta, mutta voiko yritys vedota force majeureen, ylivoimaiseen esteeseen, joka vapauttaisi tietyistä sopimusvelvoitteista?

Sopimusoikeudellisesti ylivoimaisella esteellä tarkoitetaan sopimuksissa poikkeuksellisia, ylivoimaisia, osapuolista riippumattomia esteitä, jotka estävät jonkin sopimusvelvoitteen täyttämisen. Näitä varsin usein eri toimialojen yleisissäkin ehdoissa vakioidusti määritektyjä tilanteita ovat perinteisesti sota, luonnonkatastrofi tai yleisen liikenteen keskeytyminen.

Ylivoimaista estettä koskeva force majeure -ehto voi perustua joko suoraan sopimuksen yleisiin tai yksityiskohtaisiin ehtoihin, joissa ylivomainen este ja sen peruste sekä vaikutukset on määritelty, joskin ylivoimaisen esteen käsite sisältyy jo sopimusoikeuden yleisiin periaatteisiin.

Lähtökohtaisesti ylivoimaiseen esteeseen vetoavan osapuolen on pystyttävä osoittamaan, miten esimerkiksi koronavirus on käsillä olevassa yksittäistapauksessa estänyt sopimuksenmukaisen velvoitteen täyttämisen.

Kussakin yksittäisessä tapauksessa ja olosuhteet huomioon ottaen tulee siis arvioitavaksi, onko sopimusvelvoitteen täyttyminen estynyt kyseisestä seikasta, johon on vedottu, vai olisiko sopimusosapuoli pystynyt täyttämään sopimuksen jollain muulla tavoin tai muilla keinoin.

Ylivoimaisesta esteestä tulee ilmoittaa toiselle osapuolelle viipymättä, samoin kuin perusteesta vedota mahdolliseen suorituskyvyttömyyteen.

Kun yritys arvioi omaa tilannettaan ja mahdollisesti uhkaavaa ylivoimaista estettä sopimuksen täyttämisessä, sen on syytä käydä läpi omat liiketoimintansa kannalta olennaiset sopimukset sekä niihin mahdollisesti sisältyvät ehdot koskien ylivoimaista estettä sekä varmistaa mahdolliset sopimuksessa määritellyt menettelytavat ja reagointiajat, joita tulee noudattaa ylivoimaiseen esteeseen vedottaessa.