Ohjeita suomalaisyrityksille YK-hankintoihin

YK on luotettava kumppani, joka voi tarjota tavaroiden ja palveluiden toimittajille taloudellista vakautta. YK arvostaa pitkäaikaista yhteistyötä kaikenkokoisten yritysten kanssa. Monet YK-organisaatiot kannustavat kilpailukykyisiä innovaatioita tarjoavia suomalaisyrityksiä ottamaan niihin suoraan yhteyttä. Kiinnostavia aloja ovat esimerkiksi puhdas energia, terveys, vesi ja digitaaliset ratkaisut.

Innovaation esittely voi avata oven hankintamahdollisuuteen. Ulkoministeriö ja Suomen ulkomaanedustustot voivat auttaa yrityksiä kontaktien luomisessa, jotta innovaatioita voidaan esitellä jo mahdollisen hankinnan varhaisessa vaiheessa. Jos yritys tarvitsee ensimmäisiä kansainvälisiä referenssejä, se voi hakea Finnpartnershipin rahoitusta pilottihankkeisiin kehitysapukelpoisen kansainvälisen organisaation kanssa.

Menestyminen YK hankintamarkkinoilla edellyttää yritykseltä vakaata taloutta. Kokemus viennistä, erityisesti kehittyviltä markkinoilta, on merkittävä etu. Yrityksen kannattaa myös nimetä YK-hankintoihin vastuuhenkilö tai osoittaa muu resurssi, joka voi keskittyä työhön pitkäjänteisesti.

Yrityksen uskottavuutta YK silmissä vahvistaa lisäksi kyky tarjota kokonaisratkaisuja, erikoistuneita tuotteita tai palveluita, joissa kilpailu on vähäistä, tai vahvoja paikallisia kumppanuuksia kehittyvillä markkinoilla.

Yhdistyneet kansakunnat muodostaa verkoston, johon kuuluu noin sata organisaatiota, erityisjärjestöä, ohjelmaa ja rahastoa. YK pyrkii varmistamaan toimintansa avoimuuden ja puolueettomuuden. Tämä näkyy myös hankinnoissa: hankintaprosessit ovat avoimia ja kilpailtuja, ja hankintailmoitukset julkaistaan YK hankintaportaalissa United Nations Global Marketplacessa (UNGM).

Jokaisella YK-organisaatiolla on omat hankintakäytäntönsä, minkä vuoksi tavaroihin ja palveluihin kohdistuvat vaatimukset vaihtelevat. Erot johtuvat organisaatioiden erilaisista tavoitteista ja toimintaperiaatteista. Hankintoja voidaan toteuttaa pääkonttoreiden, maatoimistojen tai palvelukeskusten kautta.

Hankintoja ohjaavat kuitenkin aina seuraavat periaatteet:

• Paras vastine rahalle: tavoitteena on löytää kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous.
• Vastuullisuus, rehellisyys ja läpinäkyvyys: toiminnan tulee olla eettistä ja avointa.
• Tasapuolinen ja tehokas kilpailu: hankintaprosessien tulee mahdollistaa reilu kilpailu.
• YK-organisaatioiden etu: hankinnoissa asetetaan etusijalle YK-organisaatioiden tarpeet ja tavoitteet.

YK myyminen voi tuntua haastavalta, mutta se tarjoaa kiinnostavia liiketoimintamahdollisuuksia, joihin kannattaa tutustua. YK luokittelee hankintansa kategorioihin ja käyttää tavaroiden ja palveluiden luokittelussa UNSPSC-koodeja (United Nations Standard Products and Services Code). Yhtenäinen luokittelujärjestelmä auttaa YK hallitsemaan hankintojaan tehokkaasti ja täsmällisesti. Alla olevien kategorioiden avulla yritys voi arvioida, löytyykö YK kysyntää sen tuotteille tai palveluille.

• audiovisuaaliset laitteet
• valmius- ja hätäapupakkaukset
• terveydenhuollon palvelut
• henkilökohtaisen hygienian ja sanitaation tuotteet
• televiestintä
• rakennus- ja kunnossapitopalvelut
• suunnittelu-, tutkimus- ja teknologiapalvelut
• vakuutuspalvelut
• lääkkeet
• käännös- ja julkaisupalvelut
• liike-elämän asiantuntija- ja hallintopalvelut
• elintarvikkeet ja juomat
• IT-palvelut
• posti- ja kuriiripalvelut
• kuljetus ja varastointi
• tietokonelaitteistot ja ohjelmistot
• polttoaineet, lisäaineet ja voiteluaineet
• lääkinnälliset laitteet ja tarvikkeet
• yleiseen järjestykseen, turvallisuuteen ja suojeluun liittyvät tuotteet ja palvelut
• matkahallinto
• vaalijärjestelmät
• graafinen suunnittelu
• lääketieteellisen jätteen käsittely
• maatalouden erikoislaitteet
• ajoneuvot ja kalustonhallinta.

Avoimuus ja toimittajien tasapuolinen kohtelu ovat YK hankintojen keskeisiä periaatteita. Käytännössä tämä tarkoittaa, että YK julkaisee lähes kaikki hankintailmoituksensa ja tarjouspyyntönsä UNGM-portaalissa.

Yli 30 hankintavolyymiltaan suurinta YK-organisaatiota käyttää UNGM:ää ensisijaisena kanavana avointen hankintojen julkaisemiseen. Ennen kuin yritys voi toimittaa YK tavaroita tai palveluita, sen on rekisteröidyttävä portaaliin. Myös YK henkilöstö etsii UNGM kautta mahdollisia toimittajia, joten yrityksen näkyvyys portaalissa on tärkeää.

YK jo myyvien tai siitä kiinnostuneiden yritysten kannattaa seurata UNGM:ää säännöllisesti uusien hankintamahdollisuuksien ja tehtyjen sopimusten varalta.

Myönnettyihin sopimuksiin kannattaa tutustua, sillä niistä saa tietoa muun muassa sopimusten arvosta ja tarjouskilpailujen voittajista. Tiedot voivat auttaa löytämään oikean hankintavastaavan ja pyytämään lisätietoja. Samalla voi löytyä alihankintamahdollisuuksia, jos suora myynti YK on haastavaa.

Monet YK-organisaatiot käyttävät lisäksi sähköisiä hankintajärjestelmiä eli eProcurement-portaaleja joko itsenäisesti tai UNGM:ään integroituna. Järjestelmillä hallitaan hankintaprosessin eri vaiheita sähköisesti. Niitä käytetään muun muassa toimittajien jättämien tarjousten muodolliseen avaamiseen ja tarkastamiseen sekä tarjousten vertailuun ja hankintapäätösten tekemiseen.

UNGM sisältää hankintailmoitusten ja myönnettyjen sopimusten lisäksi runsaasti hyödyllistä tietoa. Tutustumisen arvoisia ovat erityisesti:

• Knowledge Centre, joka tarjoaa markkinatietoa, hankintatyökaluja ja verkkokoulutuksia.
• UNGM Help Center, josta löytyy ohjeita rekisteröitymiseen ja hankintaprosesseihin.

YK toimii vaativissa toimintaympäristöissä eri puolilla maailmaa ja tarjoaa samalla yrityksille pääsyn globaaleille markkinoille. Menestyäkseen toimittajan on tunnettava YK käyttämät hankintamenetelmät.

1. YK hankintamenetelmät

YK hankinnoissa termillä solicitation tarkoitetaan erilaisia hankintamenettelyjä, joilla YK-organisaatiot viestivät tarpeistaan mahdollisille toimittajille. Menetelmän valintaan vaikuttavat yleensä esimerkiksi hankinnan arvo, kiireellisyys ja vaadittu toimitusaika.

Menettelyissä mahdollisia toimittajia pyydetään jättämään tarjous, hintatarjous tai ehdotus. Vaikka toimittaja ei pystyisi osallistumaan tiettyyn hankintaan, yhteydenottoon kannattaa vastata ja ilmoittaa, aikooko yritys osallistua vai ei. Tämä osoittaa ammattimaisuutta ja auttaa YK-organisaatiota viemään hankintaprosessia tehokkaasti eteenpäin.

YK keskeiset hankintamenetelmät ovat:

Request for Expression of Interest (REOI) – kiinnostuksenilmaisupyyntö

Toimittajia pyydetään antamaan tietoa tuotteistaan, palveluistaan, kapasiteetistaan ja pätevyydestään. Näin YK voi tunnistaa tiettyyn tarpeeseen parhaiten soveltuvat mahdolliset toimittajat.

Request for Quotation (RFQ) – hintatarjouspyyntö

Suhteellisen kevyt hankintamenetelmä markkinoilta helposti saataville ja arvoltaan pienemmille tavaroille ja palveluille, esimerkiksi alle 30 000 Yhdysvaltain dollarin hankinnoissa.

Invitation to Bid (ITB) – tarjouspyyntö

Muodollinen hankintamenetelmä selkeästi määritellyille tavaroille ja palveluille. Sopimus myönnetään vaatimukset täyttävälle tarjoukselle, jonka hinta on alhaisin. Menetelmää käytetään tyypillisesti yli 30 000 Yhdysvaltain dollarin hankinnoissa.

Request for Proposal (RFP) – ratkaisuehdotuspyyntö

Hankintamenetelmä, jossa sopimusta myönnettäessä huomioidaan sekä hinta että ehdotettu tekninen ratkaisu. Menetelmää käytetään tyypillisesti yli 30 000 Yhdysvaltain dollarin hankinnoissa.

Long-Term Agreement (LTA) – pitkäaikainen sopimus

Tavallisesti 2–5 vuotta kestävä pitkäaikainen sopimus, joka perustuu ITB- tai RFP-menettelyyn. Sopimuskauden aikana samasta tuotteesta tai palvelusta ei yleensä julkaista uusia hankintamahdollisuuksia.

Direct Contracting – suorahankinta

Suorahankintaa voidaan käyttää poikkeustilanteissa, kuten humanitaarisissa hätätilanteissa.

2. Yhteishankinnat ja piggybacking

Yhteishankinnoissa useat YK-organisaatiot yhdistävät voimansa saavuttaakseen kustannussäästöjä tai parantaakseen palveluita vähentämällä organisaatioiden päällekkäistä työtä. Yhteistyö auttaa YK yhdenmukaistamaan ja tehostamaan hankintaprosessejaan.

Esimerkki yhteishankinnasta on YK väestörahaston (UNFPA), YK lastenrahaston (UNICEF) ja YK pakolaisjärjestön (UNHCR) yhteistyö. Koska kuukautistuotteille ei ollut maailmanlaajuisesti yhdenmukaisia laatuvaatimuksia, organisaatiot kehittivät yhdessä yhteiset laatustandardit.

Kun toimittajalla on pitkäaikainen sopimus (LTA) yhden YK-organisaation kanssa, myös muut YK-organisaatiot voivat hyödyntää samaa sopimusta. Tätä käytäntöä kutsutaan piggybackingiksi tai UN-to-UN-hankinnaksi. Organisaatiot voivat näin hyödyntää olemassa olevaa sopimusta käynnistämättä kokonaan uutta hankintaprosessia.

Toimittajalle käytäntö lisää näkyvyyttä YK-järjestelmän sisällä ja voi helpottaa liiketoiminnan laajentamista muihin YK-organisaatioihin.

Sekä yhteishankintojen että piggybacking-menettelyn tavoitteena on tehostaa YK hankintoja. Piggybacking hyödyntää jo olemassa olevia sopimuksia, kun taas yhteishankinnassa organisaatiot tekevät yhteistyötä alusta lähtien yhteisten hankintatavoitteiden saavuttamiseksi.

Muita sopimusmuotoja YK kanssa

• Toimittaja voi tehdä määräaikaisen kertaluonteisen sopimuksen tiettyjen tavaroiden tai palveluiden toimittamisesta sovittuun hintaan.
• Toimittaja voi tehdä myös pitkäaikaisen puitesopimuksen, jossa tavaroiden tai palveluiden tarkkoja määriä ei määritellä etukäteen. Sopimus kattaa yleensä yhden YK-organisaation tarpeita määrätyn ajan, tavallisesti 2–5 vuotta.
• YK kanssa voidaan muodostaa myös ei-kaupallinen kumppanuus, joka perustuu esimerkiksi pro bono -tyyppiseen yhteistyöhön.

Tarjousten arvioinnissa tarkastellaan muun muassa:

• YK maksuehtojen ja muiden sopimusehtojen hyväksymistä
• teknisten vaatimusten täyttymistä
• toimitusehtoja ja -aikataulua
• kansainvälisten standardien noudattamista
• tarvittavien asiakirjojen ja mahdollisten referenssien toimittamista
• osoitettua tuotantokapasiteettia ja taloudellista vakautta
• hintaa.

YK-hankintoihin osallistuminen voi olla palkitsevaa mutta vaativaa. On tärkeää ymmärtää, miten YK-organisaatiot tekevät hankintoja. Seuraava tarkistuslista auttaa toimittajaksi pyrkivää yritystä rakentamaan uskottavuuttaan ja kehittymään luotettavaksi YK-kumppaniksi.

1. Rekisteröidy YK hankintaportaaliin (UNGM). Rekisteröityminen on maksutonta. Käy portaalissa säännöllisesti ja seuraa uusia hankintamahdollisuuksia.
2. Valitse oikeat UNSPSC-koodit. Rekisteröitymisen yhteydessä toimittajan tulee valita tuotteitaan tai palveluitaan parhaiten vastaavat UNSPSC-koodit. Koodien avulla YK henkilöstö löytää sopivia toimittajia ja yritykset voivat luokitella tarjontaansa. Koodien valintaan kannattaa siksi panostaa.
3. Varaa työhön oma resurssi. YK myyminen on käytännössä kokopäiväistä työtä. Nimeä organisaatiosta henkilö, joka vastaa YK-hankinnoista ja voi keskittyä niihin pitkäjänteisesti.
4. Laadi oma strategia. Suunnittele lähestymistapasi huolellisesti ja määrittele tavoitteet sekä keinot niiden saavuttamiseen.
5. Päätä, mitä myyt. Jos yritykselläsi on laaja tuote- tai palveluvalikoima, valitse tarkasti, mitä haluat tarjota YK.
6. Keskity valittuihin YK-organisaatioihin. Valitse muutama organisaatio ja perehdy perusteellisesti niiden hankintaprosesseihin.
7. Tutki, opi ja rakenna suhteita. Perehdy YK ja sen hankintakäytäntöihin yleisellä tasolla, rakenna verkostoja ja tuo yrityksesi tarjontaa aktiivisesti esille.
8. Tunne hankintamenetelmät. Selvitä, mitä EOI (Expression of Interest), RFQ (Request for Quotation), ITB (Invitation to Bid), RFP (Request for Proposal) ja LTA (Long-Term Agreement) tarkoittavat. Arvioi, mihin menettelyihin yrityksesi voi osallistua ja miten se voisi edetä kohti pitkäaikaista LTA-sopimusta.
9. Tutustu myönnettyihin sopimuksiin. Avointen hankintojen lisäksi tarkastele UNGMä jo tehtyjä sopimuksia. Voisiko yrityksesi toimia alihankkijana yritykselle, joka jo toimittaa YK?
10. Jätä tarjous ajoissa. Jos päätät osallistua hankintaan, toimita tarjous pyydetyllä kielellä ja ehdottomasti määräaikaan mennessä.
11. Anna kaikki pyydetyt tiedot. Hankinta-asiakirjat ovat jäsenneltyjä kyselyitä. Vastaa kaikkiin kohtiin täsmällisesti ja kattavasti. YK hankinta-asiantuntijat etsivät tarkkoja ja täydellisiä vastauksia.
12. Pyydä palautetta ja ota opiksi, jos et voita. Kysy palautetta ja tiedustele voittanutta hintaa. Jos hintaa ei voida kertoa, voit kysyä tarjouksesi sijoitusta, esimerkiksi oliko se toiseksi tai kolmanneksi edullisin.
13. Ole kärsivällinen. YK-hankinnat eivät tarjoa pikavoittoja. Ensimmäisen sopimuksen saaminen voi organisaatiosta riippuen kestää useita vuosia, tyypillisesti 2–5 vuotta. Sopimuksia ei kuitenkaan voi voittaa osallistumatta tarjouskilpailuihin.
14. Harkitse UNGM Tender Alert Service (TAS) -palvelua. Maksullisen ilmoituspalvelun avulla saat ajantasaisia ilmoituksia yrityksesi tuotteisiin ja palveluihin liittyvistä hankintamahdollisuuksista.
15. Ole aktiivinen. Tee aloitteita ja vastaa aina, kun YK ottaa yhteyttä. Liiallinen vaatimattomuus tai epäröinti ei vie liiketoimintaa eteenpäin.
16. Tutustu UN Innovation Networkiin ja osallistu sen toimintaan.

Prosessien pituus ja monimutkaisuus: Hankintaprosessit voivat olla pitkiä, vaikka tarjouspyyntöihin annettu vastausaika on usein lyhyt. YK voi jatkaa tarjousaikaa useita kertoja ja muuttaa tavaran tai palvelun vaatimuksia eri syistä. Mitä monimutkaisempi ja vaativampi hankinta on, sitä todennäköisempiä muutokset ovat. Hankintaprosessi voi kestää muutamasta kuukaudesta jopa vuoteen.

Aikataulujen muutokset: Projektin monimutkaisuus, toimittajien määrä, sopimuksen arvo ja organisaation sisäiset menettelyt vaikuttavat aikatauluihin. Myös sijainti ja hankinnan kiireellisyys voivat vaikuttaa käytettävän hankintamenetelmän valintaan.

Paikalliset kumppanuudet: Tavaroita ja laitteita hankitaan usein yhdessä asennus- ja huoltopalveluiden kanssa. Tämä edellyttää yleensä paikallista kumppania kohdemaassa.

Pitkäaikaiset sopimukset (LTA): Yksittäisiin tarjouskilpailuihin osallistuminen voi olla kallista, mikä korostaa pitkäaikaisten sopimusten merkitystä YK-yhteistyössä.

Kestävä kehitys ja SDG-tavoitteet: Vastuullisuuden korostaminen voi tuoda kilpailuetua. Yritykset, joiden strategiassa kestävä kehitys on keskeisessä asemassa, ovat hyvissä lähtökohdissa. YK-organisaatioiden kanssa tehtävä vastuullisuusyhteistyö voi hyödyttää yrityksen liiketoimintaa myös muiden sidosryhmien ja markkinoiden kanssa.

Oma resurssi YK-työhön: Hyvä valmistautuminen ja esimerkiksi YK-hankinnoista vastaavan henkilön nimeäminen antavat yritykselle vahvan lähtökohdan.

On tärkeää ymmärtää, ettei YK myymisessä ole kyse vain tuotteen tai palvelun tarjoamisesta. Prosessi edellyttää suhteiden rakentamista ja molempia osapuolia hyödyttävien ratkaisujen löytämistä. Molempia hyödyttävä yhteistyö ja tiedon jakaminen ovat tässä keskeisiä.

Toimittajan on ymmärrettävä YK kohtaamia haasteita ja osoitettava uskottavasti halunsa ja kykynsä auttaa YK-organisaatioita omilla ratkaisuillaan.

Hyödyllinen työkalu YK-yhteistyön ja myynnin tueksi on one-pager, yhden sivun mittainen esittely, joka kokoaa tuotteen tai palvelun tärkeimmät tiedot selkeään ja helposti omaksuttavaan muotoon.

One-pageria voi ajatella yrityksen myyntipuheena yhdellä sivulla. Hyvän one-pagerin tulisi sisältää:

• selkeä kuvaus siitä, mitä yritys tarjoaa
• ratkaisun YK tuomat hyödyt
• keskeinen kilpailuetu
• mahdollisuuksien mukaan vähintään yksi referenssi kehittyviltä markkinoilta
• lyhyt yritysesittely ja yhteystiedot
• lyhyt kuvaus siitä, miten ratkaisu edistää kestävää kehitystä ja paikallisia vaikutuksia.

Keskity hyötyjen myymiseen yksityiskohtaisten teknisten ominaisuuksien luettelemisen sijaan. Pidä sisältö tiiviinä ja yksinkertaisena.

YK kestävän kehityksen tavoitteet (Sustainable Development Goals, SDGs) muodostuvat 17 toisiinsa liittyvästä maailmanlaajuisesta tavoitteesta. Ne toimivat suunnitelmana paremman ja kestävämmän tulevaisuuden saavuttamiseksi kaikille vuoteen 2030 mennessä. YK yleiskokous hyväksyi tavoitteet vuonna 2015, ja niiden lähtökohtana on, ettei ketään jätetä kehityksestä jälkeen.

SDG-tavoitteet käsittelevät laajasti yhteiskunnallisia, taloudellisia ja ympäristöön liittyviä haasteita. Niihin kuuluvat muun muassa köyhyyden ja nälän poistaminen, terveyden ja hyvinvoinnin turvaaminen, sukupuolten tasa-arvon edistäminen, puhtaan veden ja sanitaation saatavuus, uusiutuvan energian edistäminen, kestävä talouskasvu, ilmastonmuutoksen torjuminen sekä rauhan ja oikeudenmukaisuuden edistäminen.

Kumppanuudet ovat keskeinen osa kestävän kehityksen tavoitteiden saavuttamista. Tavoite 17, Yhteistyö ja kumppanuus, korostaa valtioiden, toimialojen ja eri sektoreiden tehokkaan yhteistyön merkitystä kestävän tulevaisuuden rakentamisessa.

YK hankintaprosessit on suunniteltu tukemaan kestävää kehitystä sen kaikilla osa-alueilla. Tämä tarkoittaa, että hankintapäätöksissä huomioidaan ympäristönsuojelu, sosiaalinen osallisuus ja taloudellinen kehitys.

YK mukaan hankintaa voidaan pitää kestävänä silloin, kun siihen sisällytetään ympäristönsuojelua, sosiaalista kehitystä ja taloudellista kehitystä tukevia vaatimuksia, määrittelyjä ja kriteerejä. Tavoitteena on muun muassa resurssitehokkuus, tuotteiden ja palveluiden laadun parantaminen sekä kustannusten optimointi.

Monet YK-organisaatiot sisällyttävät kestävän kehityksen periaatteita hankintaprosesseihinsa yhä vahvemmin. YK vuoden 2023 tilastoraportissa 30 hankintavolyymiltaan suurinta YK-organisaatiota raportoi kestävien hankintojen käytännöistään. Kyselyyn osallistui kaikkiaan 32 organisaatiota.

YK pakolaisjärjestö UNHCR on esimerkki organisaatiosta, joka toteuttaa kestävän kehityksen periaatteita kehittämällä ympäristöystävällisiä tuotevaatimuksia. UNHCR on parantanut esimerkiksi telttojen, huopien ja makuualustojen toimitusketjun kestävyyttä. Näiden toimien avulla organisaatio on vähentänyt hiilidioksidipäästöjä lähes 60 prosenttia käyttämällä yhdessä lämpöpeitteessä noin 200 kierrätettyä muovipulloa.

YK kanssa toimittaessa on tärkeää oppia puhumaan kestävän kehityksen tavoitteiden kieltä. Yrityksen tai organisaation on pystyttävä kuvaamaan selkeästi, miten sen tarjoama ratkaisu edistää kestävää kehitystä tai tuottaa myönteisiä kehitysvaikutuksia.

Kun SDG-tavoitteita yhdistetään yrityksen strategiaan ja niistä keskustellaan YK kanssa, on usein tehokkaampaa keskittyä kerrallaan muutamaan yrityksen toiminnan kannalta olennaiseen tavoitteeseen. On myös hyvä muistaa, että yrityksen vastuullisuusstrategiaa voidaan kehittää asteittain. Tässä yhteydessä vähemmän voi usein olla enemmän.

Teksti käännetty ja lähde: Ulkoministeriö